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Aug 30, 2023

重要な書類や書類を自宅で保管する最良の方法

Il mondo sta diventando sempre più digitale, ma c’è ancora molto da fare.

世界のデジタル化はますます進んでいますが、手元に用意しておく必要があるハードコピーの文書はまだたくさんあります。 出生証明書、保険証書、契約書などをアクセスしやすい場所に保管することが必要な場合もありますが、それらを安全に保管することも同様に重要です。

たとえば、水、火、その他の悲惨な状況による損傷を防ぐ必要があります。 しかし、それらが悪者の手に渡らないようにしたいとも考えています。

重要な記録や重要な文書を保護する次の方法には、それぞれ独自の利点と特徴があります。 オプションを比較すると、ニーズに最も適したものを決定するのに役立ちます。

米国では毎年 340,000 戸以上の家が建造物火災によって被害を受けています。 たとえ重要な書類を第三者の目から遠ざけて隠していたとしても、住宅火災の炎、書類に伴う煙、または書類に水を注ぐために使用された水による損害には太刀打ちできません。

耐火金庫は、火災が発生した場合に交換が難しい書類を保護することができ、最高の耐火金庫は水からも保護します。

最適な耐火金庫を選択するには、施錠して簡単に開けられることを確認してください (スペアキーを別の場所に保管するか、キーパッドなどの別の方法で開けられるようにします)。 また、すぐに持ち運べる必要がある場合でも、持ち運びが簡単である必要があります。

オリジナルの貴重な文書を耐火金庫に保管したい場合もありますが、重要ではあるが交換可能な書類は、より整理できるファイル キャビネットに保管することもできます。

ホームファイリングシステムをセットアップすると、重要な書類をすぐに見つけることができます。 そうすることで税金の申告などの業務も効率化できます。

スチール製のファイルキャビネットは、損傷や風雨からある程度の保護を提供しますが、最高の耐火金庫ほど効果的ではない可能性があります。

多くのファイル キャビネットには、不法侵入の際のセキュリティ要素となるロックが付いています。

アコーディオン型フォルダーは、重要な文書を整理して保管するための効果的かつ短期間の方法です。 盗難や損傷に対する保護はほとんどありませんが、書類の分類が簡素化され、持ち運びが可能です。

旅行中などに記録を持ち歩く必要がある場合や、ライセンス申請時などに原本を職員に提示する必要がある場合は、拡張ファイル フォルダーの使用を検討してください。

透明なプラスチックのページプロテクターでカバーすると、こぼれ、破れ、その他の事故から保護されます。 ただし、当然ながら、貴重な書類はできるだけ早く安全な場所に移動する必要があります。

オリジナルの文書を手元に置く必要がない場合、または元のファイルをどこかに保管して複製をすぐに利用できるようにしたい場合は、デジタル コピーを作成して安全な場所にアップロードすることを検討してください。

多くのスマートフォンでは、写真をドキュメント ファイルに変換できます (または、写真から PDF ファイルを作成するアプリを利用できます)。 あるいは、ドキュメント スキャナを使用することもできます。

これらの文書を保存するにはいくつかの方法があります。 たとえば、エンドツーエンドの暗号化を提供するサービスを使用して、それらをクラウドに保存できます。 または、外付けハードドライブやサムドライブなどの外部ソースに書き込みます。

重要な書類を自宅に保管する必要がない場合は、銀行での保管を検討するとよいでしょう。

貸金庫をリースすると、書類が高度に保護されているにもかかわらず、自分や家族がアクセスできるため、安心できます。 ご希望に応じて、箱の中身に保険をかけることもできます。

時間をかけて、どの文書を保管し、どこに保管し、どのようにアクセスできるかについて、人生の重要な人々と情報を共有してください。 たとえば、成人した子供たちに、遺言書や生命保険証書がどこにあるのかを知らせたいと思うかもしれません。

自宅に保管している書類を年に一度監査することをお勧めします。 生涯保管しておくべき書類には次のようなものがあります。

その他の書類は、7 年ごと (税金の証明書類など)、毎年 (銀行取引明細書や給与明細など)、さらには毎月 (公共料金請求書など) ごとに廃棄できます。

これらのアイテムを処分する場合は、個人情報の盗難から身を守るために必ず細断してください。

トリシアはプロのライター兼編集者で、家族と 1 匹の臭い犬とともに北テキサスに住んでいます。 彼女は問題解決志望者であり、ジャンクフードの専門家であり、プロのコーヒー実践者であり、ウェブの第一人者であり、一般的なコミュニケーターでもあります。 もっと詳しく知る。

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